Stomatolog w roli menadżera - zarządzanie gabinetem

Atmosfera w gabinecie stomatologicznym decyduje m.in. o efektywności pracowników i samopoczuciu pacjentów. Wiele zależy w tym przypadku od metod organizacyjnych stosowanych przez lekarza prowadzącego placówkę. Zarządzanie gabinetem powinno polegać przede wszystkim na wydzielaniu zadań i sprecyzowaniu oczekiwań wobec podwładnych w sposób bieżący i przejrzysty. Jak zwiększyć efektywność komunikacji w zespole?

Stomatolog jako menadżer

Przede wszystkim trzeba zwrócić uwagę na fakt, że rola menadżerska nie ogranicza się tutaj wyłącznie do narzucania obowiązków poszczególnym osobom. Równie ważna jest umiejętna komunikacja z całym zespołem, przyczyniająca się do poprawy atmosfery i jakości oferowanych usług. Złe zarządzanie może stać się przyczyną wielu szkód. Jedną z nich jest dezorganizacja i chaos, które w efekcie prowadzą do nieprawidłowego lub nieefektywnego wykonania powierzonych zadań - w tym błędów w leczeniu lub uchybień w obsłudze pacjenta. Drugą stanowi negatywne nastawienie pracowników rzutujące bezpośrednio na pacjentów. Nieumiejętna komunikacja generuje nieporozumienia i konflikty prowadzące do frustracji pracowników. Często również trudno jest określić, co właściwie „nie gra”, gdy nie mamy przed sobą konkretnych informacji czy sprawozdań z poszczególnych działań całego zespołu.

Atmosfera w pracy powinna sprzyjać zaangażowaniu. Im bardziej przejrzyste zasady funkcjonowania gabinetu, tym więcej korzyści zarówno dla szefa, jak i jego pracowników. Znaczenie ma jednocześnie to, aby każdy realizował swoje zadania w odgórnie określony sposób i zgodnie z obowiązującym standardem, jak i otrzymywał jasne wytyczne oraz uwagi odnośnie do wykonywanej pracy. Monitorowanie zadań, bezpośrednie prezentowanie oczekiwań i przejrzysty system oceny pracowników – wszystko to ma ogromny wpływ na rozwój niemal każdej działalności.

Planowanie to podstawa

Sprawne zarządzanie gabinetem stomatologicznym wymaga więc precyzyjnego i zwięzłego komunikowania oczekiwań. Każdy członek zespołu musi wiedzieć, które elementy jego pracy wymagają zmiany i jakie są jego aktualne zadania. Jest to trudne, biorąc pod uwagę niewielką ilość czasu pomiędzy kolejnymi wizytami pacjentów. Dlatego wszystkie niezbędne informacje na ten temat muszą znaleźć się w jednym, ogólnodostępnym miejscu. Najlepiej takim, do którego pracownicy mają dostęp wszędzie, a nie wyłącznie podczas przebywania w gabinecie. Zbiór najważniejszych na bieżąco aktualizowanych informacji i obowiązujących procedur w jednym miejscu, takim jak aplikacja Appdent, ułatwi prowadzenie placówki stomatologicznej. Przyda się m.in. przy wdrażaniu nowych osób, kiedy pytań i wątpliwości jest wiele, a trzeba niemal od razu zapoznać pracownika ze swoimi oczekiwaniami i wymaganym standardem.

Delegowanie i egzekwowanie zadań za pośrednictwem narzędzia online będzie pomocne również wtedy, gdy jedna z osób nie pojawi się danego dnia w pracy. Wówczas, dzięki stale aktualizowanemu systemowi, można na bieżąco przekazywać informacje, z którymi nieobecny pracownik zapozna się po powrocie. Usprawni to również przejęcie jego obowiązków przez inną osobę.

Doceń swoich pracowników

Równie istotną kwestią jest poznanie kompetencji, cech, oraz mocnych i słabych stron każdego członka swojego zespołu. Docenianie sukcesów przez pracodawcę jest powszechnie zalecaną praktyką, dlatego nie można zapominać o bieżącym monitorowaniu poczynań personelu. Pozytywne wzmocnienia są niezbędne, gdy chcemy polepszyć wyniki pracy. Oczywiście równie istotne jest zwracanie uwagi na popełniane błędy – określając, co pracownik zrobił źle, możemy równocześnie dać mu wskazówki, co powinien poprawić.

W ten sposób poziom realizacji usług podnosi się, gdyż wszelkie przeszkody utrudniające współpracę są likwidowane na bieżąco. Znając predyspozycje i umiejętności poszczególnych osób, jesteśmy też w stanie lepiej delegować zadania. Sprawiedliwy system bieżącego oceniania sprawi, że łatwiej dostrzeżemy, kto powinien otrzymać prowizję. Doceniane będą wyłącznie te osoby, które faktycznie na to zasługują. Podsumowując, znajomość własnego zespołu umożliwia bieżące korygowanie błędów i rzutuje na motywację personelu. Nie tylko usprawnia zarządzanie gabinetem, ale pozwala też uniknąć niesprawiedliwego traktowania oraz wynikających z tego konfliktów. Wówczas każdy doskonale wie, za co otrzymuje pochwałę, a za co naganę, i jakie obszary wymagają poprawy.

Organizuj pracę za pomocą jednego programu

Stomatolog występujący w roli menadżera nie ma łatwego zadania. Musi sprawować pieczę nad wieloma elementami składowymi, które decydują o sukcesie prowadzonej placówki. Jego działania skupiają się na wielu polach – zarówno związanych z komunikacją, organizacją, planowaniem, delegowaniem zadań oraz motywacją pracowników. Wszystko to decyduje o atmosferze, która wpływa zarówno na efektywność zespołu, jak i na samopoczucie pacjentów korzystających z usług gabinetu. Wspólne działania oparte na jasno określonych standardach i zasadach funkcjonowania mają niebagatelne znaczenie we współczesnych placówkach stomatologicznych.

Wszystkie wymienione powyżej elementy uwzględnia Appdent – program stworzony w celu sprawniejszego zarządzania gabinetem. Zamiast spisywać procedury i zadania na kartkach, czy polegać wyłącznie na rozmowie, warto umieszczać wszystkie najważniejsze informacje w jednym, ogólnodostępnym miejscu. Appdent stanowi idealnie zaprojektowaną przestrzeń, dzięki której standaryzujesz pracę personelu.

Zarządzanie gabinetem: szybciej, lepiej, efektywniej

Dostęp do programu jest zdalny i wygodny. Można zawrzeć w nim zarówno informacje skierowane do całego zespołu, jak i wyłącznie do wybranych osób. Umieścisz w nim m.in. procedury związane z funkcjonowaniem gabinetu, przydzielisz aktualne zadania pracownikom, w każdej chwili sprawdzisz, które obowiązki zostały zrealizowane i precyzyjnie określisz swoje oczekiwania wobec innych. Oprócz tego łatwiej dostrzeżesz problemy utrudniające współpracę i szybciej wdrożysz nowego członka zespołu w zasady panujące w gabinecie (wszystkie informacje znajdzie w jednym miejscu).

Sprawniejsze delegowanie zadań z Appdent to nie wszystko – program umożliwia stworzenie sprawiedliwego systemu motywacyjnego, opartego na stale aktualizowanych ocenach i raportach. W ten sposób możesz na bieżąco kontrolować jakość pracy personelu, doceniając osoby najlepiej wypełniające powierzone obowiązki. Wszystko to na jasnych i przejrzystych zasadach, które oferuje zdalne, nowoczesne i intuicyjne narzędzie, jakim jest właśnie Appdent.